Digitaal Archief & Document Management Software (DMS) Back-Office
Stroomlijn uw recruitment & HR Documenten en processen
Document Manager geeft u de mogelijkheid om hardcopy en digitale dossiers op medewerkers niveau op te slaan inclusief het digitaal archiveren van e-mails en attachments.
Document Management
Document Manager helpt organisaties om efficiënter en effectiever transactiegerelateerde documenten op te slaan. Door integratie met de kernapplicatie kunnen door middel van één druk op de knop documenten worden weergegeven.
Factuur Document management
Alle gescande facturen worden opgeslagen volgens aangeleverde metadata. Naast de factuur kunnen in hetzelfde bestand ook transactie gerelateerde documenten digitaal worden gearchiveerd. (Factuur, leverbon, handtekeninglijst, ontvangstbon). Deze set van documenten kan door de kernapplicatie door middel van één druk op de knop worden opgevraagd.
Email management
Waarom email archivering?
Email archivering is een steeds belangrijker thema en wordt gedaan om de volgende redenen:
- Wettelijke regelgeving: onder andere vanuit de Belastingdienst is het noodzakelijk om relevante documenten 7 jaar lang te bewaren.
- Email bevat steeds meer bedrijfskritische en juridische documenten.
- Ontlasten van de Exchange Server: 80% van de email op de Exchange server is ‘inactief’ en wordt bijna nooit meer gebruikt. Al deze email zorgt voor onnodige belasting van de Exchange server. Het beheren van alle bedrijfsemail: de Exchange server is niet ingericht als backup en archief system. En standard backup systemen (tape/DVD) zijn niet doorzoekbaar.
- Kopiëren, indexeren en archiveren van alle binnenkomende en uitgaande email via de exchange Journaling functie.
- Geen Policies, geen PST management.
Het maken van een digitaal archief biedt de perfecte mogelijkheid om aan deze punten te voldoen.
Lees meer over automatische formulierverwerking en digitaal dossier