Met de KCN ScannenNaarExact Software is het mogelijk uw binnenkomende facturen te digitaliseren, verwerken en te zorgen dat uw facturen automatisch op de juiste plaats in Exact terecht komen! De KCN ScannenNaarExact software biedt u de mogelijkheid om met slechts enkele muisklikken uw factuur te bekijken, verwerken en archiveren in Exact. Bovendien is het met de module Automatische Verwerking, binnen de KCN ScannenNaarExact Software mogelijk om facturen automatisch te herkennen, inte boeken en archiveren in Exact.

KCN ScannenNaarExact

De KCN ScannenNaarExact software voert op regelmatige basis controle uit op de map waarin de digitale facturen worden geplaatst. De digitale facturen die in de map geplaatst zijn worden getoond in de KCN ScannenNaarExact software. In de KCN ScannenNaarExact software is het mogelijk om direct de juiste crediteur en de bijbehorende inkooporder aan de factuur te koppelen.

Wanneer de inkooporder en/of crediteur nog niet bekend zijn in Exact, is het mogelijk deze snel en eenvoudig in Exact aan te maken. Na controle van de bedragen, boekt de KCN Scannen- NaarExact Software de inkooporder automatisch door naar de grootboekrekeningen. Het is binnen de KCN ScannenNaarExact software niet nodig om vooraf barcodes op documenten te plakken, of data in te voeren op lastige kleine invoerschermpjes. Alle informatie komt live uit Exact en wordt beperkt tot de relevante gegevens, zodat de keuzes snel en doelmatig
gemaakt kunnen worden. Het document wordt toegevoegd met een duidelijke omschrijving, zodat ook in Exact de inhoud van het document meteen zichtbaar is.

Module: Automatische Verwerking

Met de module: Automatische Verwerking die aan de KCN ScannenNaarExact Software toegevoegd kan worden, wordt de verwerking van de factuurstroom verregaand geautomatiseerd. De KCN ScannenNaarExact Software zoekt zelf de inkoop- nummers, crediteurgegevens en bedragen op uw facturen en boekt deze op de juiste grootboekrekeningen. De gehele automatische verwerking vindt plaats op de achtergrond, eventuele incomplete factureren kunnen eenvoudig handmatig verwerkt worden op het moment dat het u uitkomt.

Iedere organisatie kent het tijdrovende proces. Inkoopfacturen stempelen, inboeken, rondzenden en archiveren. Facturen blijven liggen op bureaus of raken kwijt. Met ImageCapture behoort dat nu tot het verleden.

ImageCapture is flexibel toepasbare scansoftware. Het scant uiteenlopende documenten als inkoopfacturen, pakbonnen, orderbevestigingen en urenbriefjes. De OCR herkenning maakt geautomatiseerde verwerking mogelijk. Zo kunnen inkoopfacturen direct worden gekoppeld aan boekingen in Exact Globe of relatie en andere gegevens in Synergy. Een mailbericht attendeert de budgethouder automatisch op nieuwe facturen, welke u direct in Exact kunt opvragen en fiatteren. Na doorboeking verschijnen deze automatisch op de crediteurenkaart en grootboekrekening. Met ImageCapture loopt uw factuurstroom geen enkele vertraging meer op en raken uw facturen nooit meer kwijt.

KC Nederland en AVNET Corp. hebben een Joined Software Development Venture voor het ontwikkelen van Scan- en Workflow oplossingen. Deze applicaties worden ontwikkeld op de modernste platforms en de presentatie geschiedt via Microsoft Silverlight.

KC Nederland levert de WebWorkFlow inclusief de eerste 20 gebruikers. De applicatie is 100% Webbased en bestaat uit 3 modules.

• Als volledig geïntegreerd Scan- en Workflow systeem. Hierbij moet u denken aan het scannen van documenten, routeren naar de juiste gebruikers en opslag binnen het persoonlijk archief
• Als WorkFlow volgsysteem. In deze situatie worden bijvoorbeeld Factuurdocumenten gescand met een separate scanapplicatie. Deze applicatie boekt tevens de factuur in het financiële systeem. Na dit proces wordt de factuur overgeheveld naar de workflow en ter flattering aangeboden. Aan het einde van dit proces wordt de betalingsblokkade in de financiële database verwijdert. Alle data inclusief de afbeelding van de factuur wordt opgeslagen in het Digitale Archief
• Door de module WebFinancials kunnen via webservices totaal geintegreerde oplossingen worden geboden met de meeste ERP Applicaties.